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开工第一问:公司制度,要更简化,还是更详细?

复盘笔记簿

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(图片来源:摄图网)

作者|魏浩征  来源|复盘笔记簿(ID:whz531david)

每逢春节过后一开工,都是企业进行规章制度与员工手册修订、完善的高峰期,也是劳达劳动法2.0中“人事文件审阅”业务的高峰期。

在劳动法与员工关系服务的第16个年头,开工在即,劳达要不断拷问的一个问题是:

企业规章制度、员工手册,要设计得更详细,还是更简化?到底是详细好,还是简单好?

如果是在劳达刚创业的2005年问我这个问题,我会说:不必太详细,一套简单的员工手册搭配个短期的劳动合同即可。

如果是在劳动合同法开始实施的2008年问我这个问题,我一定会说:越详细越好,尤其针对行为规范、违纪定义等,必须要事无巨细详尽列举;而且我会继续建议:除了一套详细复杂的员工手册外,还必须搭配一套足够专业、详尽、标准化、流程化的人力资源管理操作手册,以及配套需要用到的集体合同、劳动合同、保密协议、岗位协议等各种合同。

“员工手册+管理手册+人事协议”,这套制度体系,我管它叫员工关系管理的“三件套”,缺一不可。劳达为此还研发了“规章制度的七步与九控法”,非常出色!

但是在今天问我这个问题,我会说:能简单些,就简单些。极简的规章制度,要优于繁杂的规章制度!

不过,在通往“极简”之路前,我们必须要用工匠精神去精细打磨我们现有的组织与文化,不断“简化”,让“化繁为简”成为风尚,直至“极简”。

我在微信做了一个投票调研,“66%(需要简化):34%(需要详细)”,结果与我们当下的思考大体相同。

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当规章制度遇到企业文化

我想从11年前经手的一个咨询案说起。

该客户在上海张江,高科技企业,人力资源总监邀请我去帮助他们处理公司高管离职争议。事情缘起很简单,因管理理念的差异,公司想与某高管提前解除劳动合同,工龄补偿、保密协议等,都谈的很顺利,问题卡在加班费上。

该高管认为公司应另付她一笔加班工资,理由是她入职一年多来,工作时间“996+”,公司除了工资、奖金外,未支付过加班工资;公司则认为,公司支付的工资、奖金中,已经包含了加班薪酬。

经了解,公司的工资标准高于市场行情,奖金也极为丰厚;但在公司的规章制度及双方的合同中,没有约定过加班工资,在公司的财务支付记录、工资单等文件中,也没有加班工资的条目。公司CEO认为,加班工资是基于工作时间而支付薪酬,但在高科技行业中,支付薪酬的依据是工作成果、绩效贡献,行业里没有哪家公司会根据工作时间长短来计算薪酬。

几番沟通后,该案最终以高管接受了公司的意见并达成离职协议。

圆满完成此离职谈判任务后,针对项目中发现的工时与加班风控的问题,我给公司提出了如下建议:部分岗位向政府申请不定时工时制;部分岗位实行加班审批制;部分岗位拆分工资结构,实行加班工资包干+考核工资并行制……

没想到,我的上述建议并没有被公司采纳。

CEO的观点,让我在11年后的今天,仍记忆犹新。“预防劳动争议、控制用工风险很重要,但与之相比,更重要的是,我们需要用相互信任、员工自驱的文化来推动公司发展。我们不能因为担心小概率的劳动纠纷而去设计一套复杂的规章制度,因此而伤害了我们的企业文化。”

11年前我的从业经验与认知,基本桎梏于劳动法、人力资源合规、用工风险控制、争议预防与解决,而当时的时代背景,对大多数企业管理能力比拼的要求,仍然是团队的执行力。

所以在当时,我能理解那位CEO的看法,但并不是很能接受简化规章制度的做法。到了今天,随着劳达自身16年发展历程的经验积累与业务迭代,随着企业外部、内部经营环境所发生的翻天覆地的变化,我们深刻地认识到,我们对于管理的认知,也必须与时俱进。

当成年人遇到成年人

回到一开始的问题:“规章制度、员工手册,需要设计得更加详细,还是需要更加简化?究竟是详细好,还是简单好?”这个问题的答案,首先取决于你企业所处的环境。行业所处的大环境,决定了企业组织的战略与战术。

我们需要同步思考的相关问题包括:

我们设计规章制度的初衷与目的是什么?

我们希望收获服从、执行、老板满意度,还是要收获效率、创新、客户满意度?

面对市场快速变化,如何确保决策的正确性与及时性?

要做到“客户第一”,我们还需要做出哪些改变?

今天的企业要赢得竞争,靠的是什么?

……

泰勒的《科学管理理论》认为,如果员工的工作变化很少,并且根据他们的人体进行科学设计,那么他们将变得高效;为了达到提高劳动生产率的目的,要用科学知识代替个人经验,实行工具标准化、操作标准化、劳动动作标准化、劳动环境标准化等标准化管理。

泰勒理论背后传达的一种思想是,人仅仅是一种“经济人”,这在工业化时代是可行、有效的。但是,在互联网、工业化4.0及数字化时代,我们面对的“人”及客户需求已经发生了巨大的变化。要论标准化与高效执行力,恐怕即使能挑选到“第一流的员工”,也都无法媲美人工智能。

企业制定规章制度的目标是,让企业不再需要规章制度!

冗长的规章制度、繁复的工作流程、庞杂的规则约束,无时无刻不在消磨着我们的精力,在当今时代,限制了员工的潜能,阻碍了员工的工作积极性,事倍功半,严重降低了企业组织的敏捷性与创新力。

商业世界正在面临前所未有的不确定性,能生存下来的企业,正如达尔文所言,“并不是最强大的物种生存下来,也不是最聪明的物种,而是最能适应变化的物种。”

越详细的规章制度,背后往往代表着一种“成年人VS.孩子”的管理文化,代表着约束与不信任。如果你要超强的团队执行力,那么就要有尽可能详细的规章制度;如果你要创新与组织活力,那么,制度越详细,就未必是好事了。一切存在,并非全都合理。

因为,如果你建造“金字塔”,则会得到“木乃伊”;如果你信任与放权,则会收获自驱和信任的团队。自驱型的团队之所以成功,是因为他们具有更大的责任感,能更快地响应变化并加速创新。这类组织中的人更幸福,从而带动了更满意的客户,进而提升企业绩效。

大多数人都喜欢简单。复杂始终是无法做到简单时退而求其次的选择。少数需要“复杂”而摒弃“简单”的人,往往是通过这套晦涩难懂的系统来彰显其优越感与存在价值。

我们今天需要的是一种“成年人VS.成年人”的管理文化,我们需要越来越多的信任与放权;我们需要的是员工的主观能动性与潜能的激发与释放,而不是被动的、单向的发号施令。

精力日益碎片化的今天,繁杂,意味着分散精力,简单,则意味着集中精力。一旦游戏规则一目了然,团队就会擅长玩这个游戏。简单,让工作变得更轻松。不断简化的规章制度,将会不断给你带来惊喜!

当规章制度遇到组织边界

企业的发展环境总是越来越复杂,比如法律的变化、用工政策的变化、技术的变化、工作方式的变化、市场环境的变化等,为了应对复杂性,管理者们总是习惯在原有的制度体系基础上添加更多新的规定,不断做出大量新的解释和修订。长而久之,形成了现行复杂的制度体系。

在很多情况下,建立这些规章制度时,理由是充分的,但持续到现在并且继续进行下去,则会让你陷入瓶颈。存在未必是合理,拿着旧地图,永远找不到新大陆。

稻盛和夫说,不要以你现在的能力,束缚你对未来的想象。

那么,是不是所有规章制度都需要简化?简化到什么程度是适宜的?

我们需要了解设计每项规章制度背后的目的是什么,现存的制度是否实现了目的;我们需要不断提出对现有制度的质疑:这么做是否有必要,是否有助于实现客户价值,是否可以继续简化?

比如,由于太复杂,让多数员工都不愿意去使用的制度;

没被实施而失去存在意义的制度;

让人难以理解、望而却步的制度;

能被更简单做法所迅速取代的规章制度……

上面这些制度,是不是简化甚至干脆取消掉,会更好?

同时,“简化”、“简单”不等于“过度简单”。关于公司的使命、愿景,关于价值观,关于行为红线,关于安全边界,关于风控,这些则属于必不可少的规章制度。

我与华为管理培训部的陈泽龙老师交流华为是如何解决流程管控与组织活力之间的矛盾时,他提出的一个比喻:“我们烧川菜,基础的流程要有,放油、放花椒辣椒、放盐,以确保我们烧出来的是川菜;但放多少油盐、用哪种花椒辣椒等,则不妨放手让大家根据顾客需求去创新,来满足不同地区人士对川菜不同的口味需求” ,这个比喻很恰当,我们不妨细细品。

企业真正需要的不是规章制度完美范本,而是人人心中都遵守的清晰的边界,后者才真正指导着员工在组织中的行为。

“过度简单”的规章制度,会让公司失控,会令员工无所适从,制度与流程的基本边界,一定要有。要准确区分“简化”、“简单”与“过度简单”,需要你对公司的业务现状、对公司的运营问题有着深度了解。

因此,关于“如何进行简化”的问题,首先需要我们将“简化”设置为一项关键企业价值,我们必须得想让制度、流程变得更加简单;其次,我们需要让那些最懂公司业务的人,尤其是从事一线工作的员工全部参与到制度的简化工作中来,甚至让他们来做决定。

将规章制度化繁为简不仅是一个过程,更是一种价值观、一种习惯和一种思维态度。制度简化的同时,我们也在潜移默化地迭代刷新着企业的核心价值观、文化,在重启企业的组织形态。

新年开工,回到公司,今年第一件大事,是不是就该简化制度、简化流程?

编者按:本文转载自微信公众号:复盘笔记簿(ID:whz531david)

作者简介

魏浩征,劳达咨询集团及塞氏中国研究院创始合伙人,2020年度热门书籍《组织重启》的作者。兼任上海人才服务行业协会副会长、专家顾问;清华、上海交大、复旦、同济、中山大学等多所知名高校兼职教授、特聘培训师;国家科技部人才中心特聘导师;中关村人才协会劳动关系首席顾问;上海管理科学学会理事;数十家知名企业特聘顾问。中国人力资源服务100人、《经济观察报》专栏作者、《人力资源》杂志领衔专家等。2005年创办“仅提供企业方”劳动法与员工关系服务的咨询公司和律师事务所——劳达laboroot。经过15年的长足发展,劳达成为在北上广深等地拥有二十多家分支机构的知名咨询公司和律师事务所,并荣膺行业多项殊荣:大中华区最佳劳动法咨询服务机构、人力资源服务品牌100强、中国企业咨询服务百强、ALP劳动与雇佣上榜律师事务所、ALB中国法律大奖等。


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