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别让“无效会议”,杀死员工的工作激情

张丽俊

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(图片来源:摄图网)

作者|张丽俊   来源|张丽俊(ID:zhanglijunCherry)

职场上的人,就没有不开会的,但你发现没有:

很多时候,你参加的会议其实挺没有必要的。

会议开了一个多小时,大家滔滔不绝讲了半天,问题越来越多了,结论却越来越少。

这种“低效”,甚至是“无效”的会议,既浪费时间,消耗精力,也会不断地消磨员工的工作激情。

德鲁克曾指出:“做有效管理者很重要的一件事是不开无效的会议。没有效果的会议是浪费时间,开有效的会议,主管才能创造高效能。”

所以,职场人要开有效的会。

职场上的三种会议

在开始这个话题前,我们先来了解一下会议。职场上会议主题五花八门,但从效果划分,可分为三类:

无效会议;

低效会议;

高效会议。

什么是无效会议?

你突然被通知去参加一个会议。会议开始后,才知道是关于产品上线的复盘会议。会议开始了,大家七嘴八舌地发言,但很快就偏了题,一个半小时过去了,在各种扯皮和喧嚣中,你发现什么结论都没有。最后,领导说,再定个时间,大家再开一次会。

付出时间成本,却没有收益,这就是无效的会议。

什么是低效会议?

你突然被通知去参加一个会议。会议开始后,才知道是关于产品上线的复盘会议。会议开始了,大家七嘴八舌地发言,但很快就偏了题,会议主持人赶紧将话题拉回正轨。大家继续聚焦在项目复盘的话题上。之后,市场部、产品部、技术部等人员相继发言,讨论遇到的各种问题,原本计划一个半小时就结束的会议,最后开了三个小时,但好在整个项目复盘会议得出了一些结论,达成了一些共识。

付出时间成本,获得了较低的收益,这就是低效的会议。

什么是高效会议?

一周前,你被告知要和市场部、产品部、技术部等部门同事一起开会,会议主题是关于产品上线的复盘会议。你开始整理各项数据,做相关分析,制作PPT,为复盘会议做好充足的准备。开会这天,会议主持人掌控着会议节奏,大家都紧紧围绕着主题进行发言,从目标达成度、计划执行情况、资源协调情况、产品测试和上线等方面做出相关的展示和分析。而你也发表了自己的见解,从自身专业角度提出问题,并给出解决方案。会议在一个小时就结束了,各部门都复盘了本身的工作,发现问题,解决问题,给下一步工作指明了方向。

付出很少的时间成本,获得了极大的收益,这就是高效的会议。

职场上,时间是最大的资本,没有谁的时间是可以随意浪费的。

所以,我们要开高效会议。

高效会议的四个因素

什么样的会议是高效会议?高效会议一般具有以下四个因素:

1.明确主题

苹果公司前CEO史蒂夫·乔布斯说过:“除非你清楚知道自己要达到什么目标,否则,不要召开会议。”

在开会之前,你首先要考虑这个会议是否必要,不要临时起意去开一些没有必要的会议。因为那会占有参会人员最为宝贵的资源——时间。

如果会议确实有必要,那你要明确会议的主题,会议是为了头脑风暴,激发创意,还是为了确定下步打法,协同工作,是要分发任务,还是要复盘工作。既然开会,就要对别人的时间负责。

2.会前准备

明确了会议主题后,就要做好会前准备。哪些人要参会,参会人员需要做些什么,提前沟通好确保会议中每个人都能够发挥作用。此外,要提前确定好会议议程,以便于更好地掌控时间,控制流程。

3.掌控节奏

开会时,会议主持人一定要掌控节奏,不然很可能话题会跑偏。尽量让所有人的发言都围绕着会议主题进行,每个人坦率地发表见解和论点,但这必须以事实、数据作为依据,不要让大家为了个别人想当然的论断而浪费时间。

最后,会议一定要有结论。这个结论可能是决策者下的,也可能是遵从多数原则,但一定要有结论。

4.会后跟踪

别让会议沦为走过场的“形式会议”,要真正让会议有价值,还应做好会后跟踪。会议上确定的事项,需要其他部门协同的工作,要时时跟进,稽核检查,如有非常情况可适时调整,确保各项会议决议都能落实到位。

避免陷入五个误区

要开高效的会议,还应避免陷入以下五个误区:

1.会议主题过多

会议主题不要太多,聚焦在一到两个主题即可。有些人开会恨不得一次会议解决所有问题,但贪多必失,过多的主题会分散参与者的注意力,进而影响会议的效率和品质。

2.会议时间过长

人的注意力无法长时间集中。人注意力最多能集中1个小时,这也是为什么学校课程一般设置为45分钟的原因。除非公司战略会、季度会议这样的大会,日常会议时间不要过长,最好别超过1个小时。会议时间越长,公司成本越高,而且解决问题,不在于会议长短,而在于你的准备功夫是否做得足够。

3.参与人员过多

除非必要,否则不要邀请无关紧要的人参加会议,太多的人和声音会造成适得其反的结果。

Larry Page在出任谷歌CEO后,首要举措就是改变了谷歌的开会制度。他定下的开会原则中有一条就是要求每次参会人员不能多于10人,而且每个人都必须给出想法,如果没有想法就不应该参加。

4.解决问题而非提出问题

会议的目的是为了做出决议,是要解决问题的,所以要确保参会者聚焦在行动方案上,而不是提出问题。那样,问题只会越来越多,而答案越来越少。

5.沟通协同而非做个听众

会议,不是让个别人唱独角戏。每个参会的人都不应该只是“倾听者”,而应该是 “贡献者”。每一个参会者都应是利益相关方,那就很有必要从自身角度提出想法,给出行动方案,不可只倾听不发言。

总之,优秀的管理者从来不会在无效的会议上浪费时间。他们会开必要的会,开高效的会,让会议成为公司战略方向的方向盘,部门业务增长的助推器,员工高效工作的加油站。

编者按:本文转载自微信公众号:张丽俊(ID:zhanglijunCherry),作者:张丽俊,知名组织创新专家,创业酵母创始人,前阿里巴巴集团组织发展专家


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